Dieser Unternehmensverbund, bestehend aus IP SYSCON, GI Geoinformatik und geoGLIS agiert seit vielen Jahrzenten bundes- und europaweit über ein weitreichendes GIS- und CAFM-Software-Portfolio im Bereich kommunaler/öffentlicher Verwaltungen sowie bei privatwirtschaftlichen Auftraggebern.
Für eine effiziente Nutzung der Produkte und Software-Lösungen hat IP SYSCON für den Unternehmensverbund ein sehr umfangreiches Schulungsprogramm erstellt. Von E-Learnings, Live-Online-Seminaren bis Präsenzschulungen werden anwendergerecht Lerninhalte von erfahrenen Trainern in vielen Städten Deutschlands oder Online angeboten.
Die Organisation dieser Lerninhalte ist eine sehr arbeitsintensive Aufgabe, die viele Menschen zu unterschiedlichen Themen an verschiedenen Orten zusammenbringt.
Um für die Unternehmensgruppe und die Anwender eine einfachere und schnellere Durchführung und Bearbeitung der Anmeldungen zu erreichen wurde die „Prozesswerkstadt.SH“ mit Sitz in Rendsburg beauftragt, eine technische Lösung zur Optimierung der Abläufe zu erarbeiten.
Nach ersten Workshops mit dem Product Owner war die Herausforderung der Unternehmensgruppe klar.
Stringent nach dem Leitsatz der ProzessWerkstatt „Verstehen – Optimieren – Begleiten“ wurden diese 3 Schritte zum Ziel benannt und durchlaufen.
Schritt 1: Verstehen
Neben den bestehenden oft papiergebundenen Prozessen, lag bereits eine konkrete Vorstellung der Lösung und eine weitere Sammlung guter Ideen seitens von IP SYSCON vor. Die Analysephase zur Vorbereitung des Konzeptes wurde agil nach SCRUM durchgeführt.
Es entstand in Jira eine Liste von Funktionen und Möglichkeiten, die für die Umsetzung in Frage kamen. Dabei wurden bereits Varianten, die preislich oder umsetzungstechnisch aus dem Rahmen fielen, verworfen, was die Erstellung des Feinkonzeptes deutlich vereinfacht hat.
Schritt 2: Optimieren
Die aus Schritt 1 destillierten Anforderungen wurden jetzt mit konkreten Inhalten gefüllt. Schnell kristallisierte sich die kostenlose Version von Shopware6 als Kern für die Umsetzung heraus, was die Abläufe der Funktionen und die Aufwände für die spätere Umsetzung enorm vereinfachte. Basierend auf Shopware6 wurden jetzt aus 3.500 Erweiterungen (Plugins) die passenden Module evaluiert, die der geocademy und dem Anwender einen größtmöglichen Wert und Nutzen boten. Durch die Vielzahl der Plugins und die damit verbundenen monatlichen Kosten waren einige Iterationen nötig, um das Preis-Leistungsverhältnis an die geplanten Budgets anzupassen.
Das planerische Ergebnis wurde präsentiert, abgenommen und die Umsetzung mit klaren Zeitvorgaben und Ergebnissen beauftragt.
Schritt 3: Begleiten
Die E-Commerce Systemintegratoren der ProzessWerkstatt hatten klare Ziele vor Augen, die nach SCRUM / Kanban Schritt für Schritt umgesetzt wurden. Durch die dennoch agile Vorgehensweise waren situativ technische Anpassungen in Absprache mit dem Product Owner möglich, da man sich durch die neuen Möglichkeiten weitere Funktionen oder Alternativen überlegt hat. Nach der Umsetzung der Epics (Baugruppen) wurden die Funktionen durch ein handverlesenes Team von IP SYSCON ausgiebig getestet und Anpassungen so wie Verbesserungsvorschläge in das Konzept aufgenommen.
Im Leitbild der Prozesswerkstatt.SH – „Verstehen – Optimieren – Begleiten“ – stellt der Product Owner sicher, dass Projekte strukturiert und effizient umgesetzt werden.
Verstehen bedeutet – Wo stehen Sie jetzt, und wo soll die Reise hingehen?
Optimieren bedeutet – Was kostet Ihr optimales Ziel?
Begleiten bedeutet – Wir gehen gemeinsam agil bis zum Ziel!
Bei einer fundierten Konzeptionierung werden alle benötigten Arbeitsschritte zur Erstellung des Ergebnisses sauber strukturiert und die richtige Reihenfolge terminiert.
- In der strukturierten (Architekturphase) wird, im Gegensatz zur oft herkömmlichen Methode (Einfach loslegen) kein einziger Tag verschenkt. Im Gegenteil.
- Die technische Umsetzung geht dadurch sehr viel leichter und effizienter und verhindert kostspielige und überflüssige Iterationen, die später in Showstoppern enden…
- Alle Erkenntnisse werden gebraucht und für elementare Entscheidungen und die Umsetzung genutzt.
- Darüber hinaus findet der Abgleich zwischen dem Produkt Owner und dem Kunden in einer nichttechnischen Business-Prozess Ebene statt, die die Kunden wirklich „abholen“ und auf die Reise der Entstehung „mitnehmen“.
- Nach dem Abgleich übersetzt der Produkt Owner die Anforderungen für die Entwickler und Systemintegratoren.
- Durch diese Vorgehensweise werden für alle Stakeholder schnell die Anforderungen und Werte der entstehenden Lösung zusammenhängend klar.
Würden sich bei jeder Frage die Entwicklung direkt mit den Stakeholdern auseinandersetzen, wären die Aufwände erheblich größer und das „Time to Market“ bzw. der Erfolg zu keiner Zeit vorhersagbar.
Mit dem ersten Release der geocademy hat die IP SYSCON bereits eine erhebliche Verbesserung der internen Arbeitsabläufe erreicht. Dazu ist die Buchung der Lerninhalte für die Kunden deutlich einfacher geworden. Auch die bisher manuell durchgeführte Kommunikation wie z.B. Auftragsbestätigungen und Erinnerungen sind bereits automatisiert, was viel Zeit einspart.
Aus der Vielzahl von weiteren technischen Optionen, die aus der Optimierungsphase aufgelistet wurden, werden sukzessive weitere Funktionen in das System (als Releases) übernommen. Es stecken noch sehr viele weitere Möglichkeiten zur Automatisierung von Prozessen in Shopware.